Zatory płatnicze – jak zapobiegać i zwalczać? Cz. I
Jeżeli masz swój biznes to wcześniej, czy później – będziesz musiał dochodzić swoich należności. Znam niestety wiele przypadków, gdy firma, która bardzo dużo sprzedawała – była blisko upadku. Wszystko przez problemy z płatnościami kontrahentów. Często są to łańcuszki – gdzie z powodu braku zapłaty przez jednego kontrahenta, druga firma nie płaci innemu kontrahentowi. Tworzą się wtedy tzw. “zatory płatnicze”. Bardzo groźne zjawisko, w szczególności w czasie kryzysu, czy pandemii. Zatem co możesz zrobić aby zabezpieczyć się przed nierzetelnym kontrahentem? Jak postępować w przypadku wystąpienia zaległości? Przedstawię Ci, co robić aby ograniczać ryzyko niesolidnego kontrahenta oraz jak z nim postępować.
Jak zapobiegać zatorom płatniczym?
Co i jak robić? Nie napiszę raczej nic odkrywczego… Po pierwsze ROZSĄDNIE DOBIERAJ PARTNERÓW BIZNESOWYCH! Jest to oczywiste ale czy na pewno jesteśmy tego na co dzień świadomi? Często słyszę tak: Panie Mecenasie ale to jest duża, solidna ogólnopolska firma! Proszę zobaczyć stronę internetową, foldery! Po czym gdy zrobi się nawet podstawową weryfikacje – czar pryska! Okazuje się, że była to niestety tylko magia internetu i kształtowania wizerunku. Polecam dobrą zasadę, że kto kłamie w małych sprawach ten i w dużych będzie kłamał. Zatem pierwszym krokiem powinna być weryfikacja kontrahenta w ogólnie dostępnych rejestrach i “na necie”. O weryfikacji kontrahenta prowadzącego działalność gospodarczą napisałem TUTAJ. Odnośnie spółek pewnie też popełnię stosowny wpis, ale zasady są ogólne. Spółki wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego KRS możesz sprawdzić klikając w ten LINK. Dla niektórych można sprawdzić także dokumenty finansowe – LINK. Nie bój się pytać o informacje lub wyjaśnienia. Żądaj przedstawienia upoważnienia do działania w imieniu danego podmiotu. Możesz również poprosić o przedstawienie zaświadczeń np. z urzędu skarbowego o niezaleganiu w podatkach.
SPRAWDZAJ REJESTRY DŁUŻNIKÓW
Warto także sprawdzać rejestry/bazy dłużników. Nie polecę Ci tutaj jednej bazy. Masz różne opcje i możliwości. Z uwagi na obszerność tematu, chciałbym zrobić w przyszłości oddzielny wpis na ten temat. Jednakże odnośnie samego korzystania z baz dłużników, według mnie warto skorzystać z opcji płatnych przy kluczowych transakcjach. Która transakcja jest dla Ciebie kluczowa? Sam to najlepiej wiesz. Jednakże często już samo wpisanie w wyszukiwarce naszego kontrahenta wystarczy aby ukazała się nam informacja o jego długu. Również pomocne w analizie mogą być wszelkiego rodzaju opinie i komentarze. Zatem w dzisiejszych czasach wujek google to podstawa.
MIEJ DOBRĄ UMOWĘ SZYTĄ NA MIARĘ
Kolejny truizm – MIEJ DOBRĄ UMOWĘ! Wydaje się to oczywiste – ale często rzeczywistość gospodarcza w tym zakresie nie jest różowa. Dostrzegam także tutaj pewien paradoks. Sprawy o np. kilka, kilkanaście tysięcy złotych są cięższe – w szczególności “dowodowo” – od spraw kilkuset tysięcznych, czy milionowych. Jaka jest między nimi zasadnicza różnica? W tych drugich jest większa motywacja do zadbania o swój interes i posiadania dobrze przygotowanej umowy. Co powinna zawierać dobrze przygotowana umowa? To jest temat rzeka. Wszystko zależy od danej transakcji, jednakże na TWOIM PRYWATNYM MAJĄTKU, będę ten temat poruszał. Chcę abyś miał ogólnie przedstawione różne zagadnienia z prawa umów i mógł ocenić co jest dla Ciebie istotne. Na pewno zwróć uwagę z kim podpisujesz umowę, czy jest to osoba upoważniona. Dobrze sprawdź dane adresowe oraz warunki umowy. Czy są one dla Ciebie jasne? Czy wszystko rozumiesz? Dobrą praktyką jest zlecenie profesjonaliście przygotowania dla Ciebie wzorów umów, z których będziesz później korzystał. Niestety przy większości transakcji nie polecam szukania wzorów dostępnych z internetu. Dobrze przygotowana umowa powinna być jak garnitur – szyta na miarę.
DYWERSYFIKACJA KONTRAHENTÓW
Wiem, wiem znowu rzecz oczywista…NIE STAWIAJ WSZYSTKIEGO NA JEDNEGO KLIENTA. W prowadzeniu firmy, czy w inwestycjach niebezpiecznym jest stawianie wszystkiego na jedną kartę. Nie muszę Cię uświadamiać, jaka będzie kondycja Twojej firmy jak Twój jedyny kontrahent złapie zadyszki. Trzeba zawsze mieć plan awaryjny, a najlepiej nie jeden tylko wiele. Po prostu pamiętaj o tym i zrób wszystko co możliwe, aby być jak najlepiej przygotowanym na tę okoliczność. Uzależnienie się jest szkodliwe:)
POLITYKA WINDYKACJI
Niejako fundamentem zapobiegania zatorom płatniczym jest prowadzenie odpowiedniej polityki windykacyjnej w Twojej firmie. Może ona mieć formę rozbudowanego dokumentu, jak być tylko krótką listą ogólnych zasad dla Twoich pracowników. Przede wszystkim powinny być w niej reguły dotyczące weryfikacja kontrahenta, zawierania kontraktu, monitorowania wierzytelności, realizacji windykacji. O dwóch pierwszych już wspomniałem. Natomiast pozostałe dotyczą czynności czuwania nad procesem realizacji zawartej umowy. W szczególności kontrolujemy termin płatności. Ustalamy jak i kiedy przypominamy o płatności kontrahentowi. Opracowujemy sposoby windykacji polubownej (np. kontakt z dłużnikiem, próba polubownego rozwiązania sprawy, przedsądowe wezwanie do zapłaty). Jeżeli nie działają ustalamy kiedy przechodzimy do windykacji sądowej (np. powództwo do sądu, wniosek o zabezpieczenie). Szerzej o tych zagadnieniach będę pisał w innych wpisach. Podsumowując, zaprezentowane wyżej podstawowe czynności zapewnią nam w przyszłości zabezpieczenie wykonania zobowiązania oraz umożliwią łatwiejszą jego egzekucję.
Jak zwalczać zatory płatnicze?
O zwalczaniu zatorów płatniczych, w tym o istotnych z pozycji wierzycieli regulacjach prawnych, przeczytasz wkrótce w drugiej części wpisu. Serdecznie zapraszam do lektury: Zatory płatnicze – jak zapobiegać i zwalczać? Cz. II