Weryfikacja kontrahenta – działalność gospodarcza

Prawda jest taka, że zawieranie umowy jest zawsze czynnością niosącą ze sobą ryzyko i nie ma praktycznie możliwości uzyskania 100% zabezpieczenia się przed nieuczciwym, czy nierzetelnym kontrahentem. Jednakże istnieje bardzo dużo sposobów, które pozwolą nam istotnie zminimalizować ryzyko. Jednym z nich jest weryfikacja kontrahenta, czyli strony z którą zawieramy daną umowę. Jest to obszerne zagadnienie, które będę systematycznie rozwijał w innych wpisach. Jednakże już teraz chciałbym wskazać Ci na absolutne podstawy, które mogą uchronić Cię przed złą decyzją. Skupię się w niniejszym wpisie na temat weryfikacji kontrahenta prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą.  

PODSTAWOWE DANE PRZY WERYFIKACJI KONTRAHENTA – OSOBY FIZYCZNEJ

Pierwszą istotną rzeczą jest sprawdzenie tożsamości danej osoby. W przypadku osób fizycznych jest to przede wszystkim aktualny dowód osobisty, czy paszport. Istotne jest zweryfikowanie imienia/imion i nazwiska, adresu oraz numeru PESEL. Są to obecnie podstawowe informacje, które będą istotne w ewentualnym procesie sądowym.

WPIS W CEIDG

W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, aktualny status tego podmiotu sprawdzimy zapoznając się z wydrukiem z CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej). Kliknij w ten LINK aby przejść do wyszukiwarki CEIDG i sprawdzić informację o danej osobie. Wygląda to tak:

W większości przypadków wystarczy wpisać NIP aby znaleźć naszego kontrahenta. Warto także zaznaczyć pola: uwzględnij wykreślone lub wymagające weryfikacji, ponieważ może okazać się, iż nie ma on aktualnie czynnej działalności. Następnie potwierdzamy, że nie jesteśmy robotem:) i klikamy “Szukaj”. Pojawi się poniższy obrazek. Na tym etapie możemy kliknąć w nazwę aby zobaczyć wpis lub też przejrzeć historię i zobaczyć zmiany wpisu.

FIRMA OSOBY FIZYCZNEJ

Jakie informacje uzyskamy weryfikując kontrahenta w CEIDG? Ja zawsze zaczynam od ustalenia firmy! Często jest bowiem tak, że przychodzi Jan Kowalski i mówi, że ma firmę np. “MAXILUX”. Spisując umowę wpisuje tylko tę nazwę MEGAPREMIUMLUX, pomijając w zupełności swoje imię i nazwisko. Jest to błąd.

Zgodnie z art. 43(2) § 1 k.c. przedsiębiorca działa pod firmą. Natomiast zgodnie z art. 43(4) k.c. firmą osoby fizycznej jest jej imię i nazwisko. Nie wyklucza to jednak włączenia do firmy pseudonimu lub określeń wskazujących na przedmiot działalności przedsiębiorcy, miejsce jej prowadzenia oraz innych określeń dowolnie obranych np. MAXIILUX. A zatem w podanym przykładzie najlepiej jest oznaczyć stronę jako Jan Kowalski prowadzący działalność gospodarczą MAXILUX Jan Kowalski.

INNE DANE Z CEIDG

Ok co dalej? Na podstawie CEIDG ustalamy adres siedziby, jak również adres do doręczeń! Poza tym weryfikujemy czy nasz kontrahent nie ma przypadkiem zawieszonej działalności lub nie zaprzestał jej prowadzenia. Poza tym sprawdzamy, czy nie ma wpisów w rubryce zakazy lub w rubryce dotyczącej postępowania upadłościowego, naprawczego lub restrukturyzacyjnego. Sprawdzamy także NIP, który przedsiębiorca ma obowiązek podać w każdej umowie (dla wnikliwych zob. art. 16. ust. 1. ustawy o swobodzie działalności gospodarczej).

Poza tym możemy zweryfikować inne informacje podawane przez naszego kontrahenta, takiej jak posiadane koncesje, licencje, zezwolenia czy status małżeńskiej wspólności majątkowej. Są to często informacje bardzo cenne dla oceny bezpieczeństwa zawieranej umowy. W CEIDG może być również zgłoszony pełnomocnik/prokurent przedsiębiorcy. Jednakże w tym przypadku, żądałbym przedstawienia pisemnego pełnomocnictwa. Poza tym do umowy warto załączyć aktualny wydruk CEIDG.

WERYFIKACJA KONTRAHENTA A PODATEK VAT

W transakcjach ocenianych na gruncie podatku VAT musisz zweryfikować także dodatkowe dane kontrahenta. Sprawdzisz go pod tym LINKIEM na tak zwanej “białej liście”. Dzięki niej dowiesz się czy figuruje on w rejestrze VAT, jaki ma status podatnika, zweryfikujesz rachunek bankowy podany do organów skarbowych, a także inne dane firmy. Pobierz, wydrukuj i zachowaj wyszukane informacje. Dla przedsiębiorców szczególnie istotny jest rachunek bankowy z uwagi na możliwość poniesienia sankcji w przypadku wpłaty kwoty na rachunek nie występujący na białej liście. Więcej informacji na ten temat masz tutaj.

Przedstawione wyżej czynności uważam za podstawowe i obowiązkowe przy weryfikacji kontrahenta. Każdorazowa weryfikacja zwiększy bezpieczeństwo naszej transakcji. Oczywiście są to tylko podstawy. Weryfikować kontrahenta można i w niektórych przypadkach powinno się, jeszcze bardziej np. uzyskując zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o niezaleganiu w zapłacie podatków, czy można skorzystać z Biura Informacji Gospodarczej. Ale o tym przy innej okazji. Zapraszam do dalszego śledzenia tych zagadnień na Twoim Prywatnym Majątku.